Nós somos especialistas em gestão comercial. Podemos te dizer isso, pois já ajudamos dezenas de empresas a melhorarem sua gestão, automatizarem seus processos ganhando performance, e, através da informação tomarem melhores decisões que resultaram em ganhos surpreendentes nos seus negócios.
Para avançarmos neste artigo, tenho duas perguntas para você sobre contas a pagar e receber:
- Você sabe verdadeiramente quanto tem para PAGAR nos próximos 30 dias?
- Você sabe verdadeiramente quanto tem para RECEBER nos próximos 30 dias?
Se a resposta for NÃO, este artigo é para você! Se sua resposta for SIM, espero poder contribuir para expandir seus conhecimentos sobre esse tema.
Para iniciarmos, vamos compreender o que é uma conta a receber e o que é uma conta a pagar:
Contas a receber
É o tipo de conta onde são registradas as entradas (aumentos) e as baixas (reduções) das vendas de uma empresa, relacionados com a venda de conceitos diferentes de produtos ou serviços.
Esta conta é composta por letras de câmbio, títulos de crédito e promissórias a favor da empresa, por exemplo. Outorgam o direito à organização de exigir aos subscritores dos títulos de créditos o pagamento da dívida documentada. Trata-se de um benefício futuro que acredita o titular da conta.
Contas a pagar
Contas a pagar são as obrigações financeiras que a empresa assume com seus fornecedores, é um tipo de conta onde ficam registrados os compromissos financeiros a serem liquidados como fornecedores ou impostos.
É importante ficar atento a este processo pois a falta de controle sobre o que tem que ser pago pode significar, além de falta de organização um grande risco para o futuro da empresa.
Cabe ressaltar que as contas a pagar, geralmente, são previsões operacionais do que vai acontecer com o dinheiro do negócio, no período de tempo em questão. Elas são determinadas quando o empresário realiza um planejamento e antes mesmo da ocorrência dos fatos. Além disso, representam uma visão de curto prazo do que vai acontecer no dia a dia da empresa e que deve ser atualizado constantemente a partir das vendas que são realizadas, do fluxo de entrada de mercadoria (compras), das despesas operacionais e investimentos.
Como colocar tudo isso em prática?
Hoje em dia, com tanta tecnologia e aplicativos disponíveis, não dá mais para controlar as contas em um caderninho, concorda? Tendo isso em vista, o controle das suas contas pode ser realizado tanto em planilhas simples de Excel quanto no seu software de gestão comercial, como o Sigecom – Software de Gestão Comercial.
Lembrando que essa segunda opção é bem mais segura para registrar os seus dados, além de ser mais prática, já que o software manda avisos no vencimento das suas faturas a pagar e receber, além de contar com indicadores e relatórios para te apoiarem na tomada de decisão. De qualquer forma, nenhuma ferramenta funciona se você não inserir corretamente as informações. É importante que você estabeleça uma rotina para que a tarefa seja feita, por você ou por um funcionário designado e com habilidades para isso.
Fazer o controle de contas a pagar e a receber é extremamente importante para manter a boa saúde financeira do seu empreendimento e evitar qualquer tipo de problema no seu caixa. Para ajudar nessa tarefa, nos próximos tópicos, reunimos dicas fundamentais para que você faça um controle de contas eficiente da sua empresa e, assim, consiga melhorar a sua gestão financeira.
Controlando as contas a pagar
Começando pelas contas a pagar, é preciso ter um registro apurado de todas elas, mantendo-as em dia, e claro, sabendo separar as finanças pessoais e as da empresa.
1. Registre tudo e faça o controle frequente
É importante que você registre todas as suas contas a pagar, seja em uma planilha simples, seja em seu sistema de gestão. Independentemente da escolha, insira todos os vencimentos corretamente para estar sempre ciente sobre eles. Sobretudo, faça isso de forma frequente. Não adianta controlar apenas o primeiro mês, por exemplo, e deixar o resto do ano em branco, ou fazer alguns dias e outros não.
Mesmo que existam valores variáveis, coloque-os no sistema. Assim, a partir desses registros, você conseguirá enxergar no futuro como deve se preparar para determinados meses com mais despesas. Além das datas, é possível categorizar as suas contas por planos ou clientes.
O modelo escolhido deve ser o que mais facilita o dia a dia da sua empresa. Se você não tem ideia de como fazer, pode começar usando categorias que reflitam ao tipo de conta, como salário dos funcionários, recebimento de vendas, energia, água, pagamento de fornecedores e por aí vai.
2. Pague as contas em dia
É preciso estar atento aos vencimentos para que as contas não atrasem e não sejam cobrados juros. Desse modo, o controle das suas contas a pagar deve ser rigoroso, para que nenhuma fatura seja deixada de lado. Se possível, antecipe os pagamentos para que isso não aconteça. Vale destacar que, por menor que seja o valor dos juros, de pouco em pouco, os números vão aumentando, podendo trazer maiores prejuízos no fechamento do mês.
Afinal, qualquer valor gasto com juros por atraso é dinheiro jogado fora. Pense que ele poderia estar rendendo em um investimento. Deixe seu dinheiro trabalhar para você e não o contrário. Uma dica para não atrasar é separar as contas em grupos por vencimento: as que têm que ser pagas até o dia 10, até o dia 20 e até o dia 30, por exemplo.
Como a entrada de receita também não acontece todo dia, assim fica mais fácil de fazer um escalonamento das despesas. E, se você não conseguiu pagar todas as contas, por causa de um imprevisto ou algo parecido, e não quer ser taxado com juros exorbitantes, renegocie a dívida. Procure seus fornecedores e converse com eles sobre um parcelamento ou uma nova data de pagamento.
3. Separe os gastos pessoais dos empresariais
O grande problema da gestão financeira de micro e pequenas empresas é que, muitas vezes, os gastos pessoais acabam se misturando com os da empresa. Ao fazer isso, você acaba perdendo o controle de como realmente estão as finanças do seu negócio, o que é fundamental para manter a saúde financeira dele.
É importante que cada sócio tenha seu pró-labore separado e que a empresa também não pague outras despesas dos sócios como uma forma de compensação. Com isso, todo o fluxo de caixa fica bem mais transparente para todos.
Para evitar confusões e não deixar que tudo vire uma grande bola de neve, separe bem todas as contas a pagar e, principalmente, o dinheiro para realizar esses pagamentos. Com um sistema de gestão, com controle financeiro, essa tarefa fica bem mais fácil.
Controlando as contas a receber
Da mesma forma que você vai organizar as contas a pagar, isso deve ser feito com as contas a receber, para que seu controle seja completo. Não tenha dúvida, fazer isso é uma forma eficiente de diminuir ao máximo a inadimplência de clientes ou fornecedores.
Além disso, você vai saber quanto exatamente precisa para quitar os pagamentos em determinado período. Perder a credibilidade com fornecedores por falta de pagamento, por exemplo, pode ser um perigo para a continuidade do seu negócio. Veja a seguir como aplicar esse controle nas finanças da sua empresa:
1. Organize as contas a receber
Assim como as suas despesas, é importante manter todas as contas a receber da sua empresa bem organizadas, seja por data, cliente ou qualquer outro tipo de categoria. Coloque os dados na mesma planilha do sistema que escolheu para registrar as contas a pagar e abata os valores para saber quanto resta no caixa da empresa.
É aconselhável que você identifique um índice médio de inadimplência, se já tem um tempo no mercado e conhece os hábitos dos seus clientes. Infelizmente, a inadimplência é uma realidade. Por isso, quanto mais preparo financeiro você tiver para o dinheiro que deixa de entrar no caixa, melhor, para não entrar no vermelho.
2. Saiba cobrar devedores
Quem está na chuva é para se molhar, ou seja, quem está no mercado tem que saber cobrar. Não adianta, se você escolheu ter seu próprio negócio, deve estar preparado para cobrar devedores.
Porém, não é comum vermos setores de cobrança em pequenas empresas. Uma solução é designar um empregado e capacitá-lo para isso ou contratar serviços terceirizados. Vale lembrar que, para realizar cobranças, é necessário ter os argumentos certos e estar atento ao Código de Defesa do Consumidor, para que a prática seja considerada legal.
Assim, uma boa negociação poderá recuperar parte da receita que você considerava perdida. E lembre-se: da mesma forma que você negocia com seus fornecedores, seus clientes podem querer estabelecer novos prazos ou um parcelamento.
3. Crie uma rotina para olhar para os números
Grandes gestores que começaram seus negócios do zero, sempre aconselham que se tenha pelo menos 1 dia na semana para analisar os números do seu fluxo financeiro. Se você for um micro ou pequeno empresário e fica efetivamente na operação do negócio todos os dias, é muito difícil encontrar esse tempo. Nessa hora que um software de gestão, com controle financeiro pode te ajudar a visualizar os resultados de forma prática, sendo assim, com apenas poucas horas da sua semana, você consegue controlar todo o seu financeiro e acompanhar os resultados.
4. Faça um planejamento financeiro de longo prazo
O mercado atual é VUCA (Volátil, Incerto, Complexo, Ambíguo), principalmente para empresas que estão em negócios sazonais. Por isso, além do controle de contas a pagar e a receber, é importante ter um planejamento financeiro de pelo menos um ano. Grandes empresas estão acostumadas a fazer planejamentos de quatro anos. Com isso, orientam seus funcionários e diretorias para objetivos e futuros investimentos que serão necessários para a sustentabilidade do negócio.
Mesmo com cenários tão diferentes, uma micro ou pequena empresa pode se espelhar nas maiores para tentar implementar métodos de gestão empresarial que levam ao seu crescimento. Quem sabe assim você não consegue se planejar para sua expansão em novos mercados? O Sigecom pode te ajudar com todos esses desafios, reunindo informações e trazendo a leitura de indicadores e relatórios para direcionar o seu negócio.
