Segundo a pesquisa global CEO Outlook 2020, 67% dos executivos entrevistados afirmaram que a digitalização de processos teve grande avanço no ano e para 87% deles o cenário contribuiu para a criação de uma nova força de trabalho, formada por profissionais mais especializados e aptos a lidar com a inteligência artificial.
Dados como esses evidenciam a rápida modernização de diversas atividades com a cada vez mais presente automação de processos. No setor da contabilidade, não é diferente. A automação contábil já é uma realidade e tem transformado o jeito como profissionais e empresas do ramo prestam seus serviços, executam seus processos e atendem seus clientes.
Quer saber mais? Neste texto, vamos explicar o que é a automação contábil, qual a sua importância e como ela ajuda a otimizar processos presentes na rotina do contador. Confira!
O que é automação contábil
A automação contábil é um processo que substitui tarefas manuais e operacionais que demandam tempo e esforço, por alternativas eletrônicas, como softwares e ferramentas.
Esse fenômeno torna os dias de trabalho mais práticos e eficientes. Quanto maior a automação e tecnologia aplicadas, menos expostos a falhas humanas e operacionais ficam os negócios, que ganham agilidade tanto na tomada de decisões quanto no cumprimento de suas obrigações.
Quais são os benefícios da automação contábil
Com o avanço da tecnologia e com recursos mais eficientes e acessíveis, a automação contábil se torna cada vez mais vantajosa para os contabilistas e seus escritórios. Entre essas vantagens, destacamos:
- Encurta o ciclo de realização do trabalho e aumenta a produtividade dos colaboradores;
- Monitora e controla resultados em tempo real;
- Define e padroniza métricas de performance da empresa;
- Oferece relatórios completos com indicadores;
- Identifica e soluciona pontos de ineficiência e desperdício de recursos;
- Aumenta a velocidade de execução de tarefas;
- Elimina o excesso e desperdício de documentos em papel.
- Proporciona ganhos de escala, com maior capacidade de atendimento às demandas simultâneas dos clientes, ou seja, mais clientes gerando mais receitas.
Como aplicar a automação contábil
1. Mapeie todos os processos
O mapeamento de tarefas diárias é uma das melhores maneiras de identificar quais tarefas fazem ou não sentido, além de propor uma formalização de responsabilidades da equipe, aumentando a produtividade contábil como um todo.
O objetivo é reduzir o retrabalho e execução de processos manuais que demandam tempo e energia desnecessários, já que podem ser realizados através de ferramentas de automação, além de reconhecer gargalos de produção onde o tempo da equipe é desperdiçado.
2. Use um software de gestão contábil
Por meio de um software de gestão dedicado ao seu escritório, os contadores podem automatizar rotinas administrativas corriqueiras, como: conciliação bancária, envio e recebimentos de documentos, geração de notas fiscais e muito mais. Assim, além de eliminar o retrabalho, facilita a conexão com os clientes e gera informações financeiras sobre o seu negócio em tempo real.
3. Utilize ferramentas de armazenamento em nuvem
Ferramentas que possibilitam a integração em nuvem, como o Google Drive, são muito eficientes, pois evitam atrasos no atendimento ao cliente, poupam tempo da equipe com deslocamentos desnecessários, garantem maior segurança, além de poupar espaços físicos com arquivos de documentos.
Com esse tipo de ferramenta é possível manter todos os departamentos conectados e o acesso à informação acontece em tempo real. Além disso, é possível compartilhar arquivos, documentos e informações com seus clientes, sem a necessidade de visitas presenciais.
4. Administre rotinas fiscais e contábeis com tecnologia
Com inúmeros clientes com dezenas de obrigações a cumprir com os fiscos, fornecedores e órgãos públicos, os escritórios de contabilidade precisam de tecnologia para organizar essas agendas e garantir o atendimento dos prazos e a correta apuração das informações a serem prestadas. Para isso recomenda-se o uso de agendas inteligentes que integram essas informações sobre as obrigações dos diferentes setores do escritório, dão clareza sobre as prioridades de entrega e ajudam na gestão desses importantes compromissos.
Abaixo, algumas ferramentas tecnológicas para ajudar nesse processo!
Ferramentas de automação contábil
Hoje, existem diversas ferramentas disponíveis no mercado que ajudam o contador a realizar todos os processos citados. Abaixo, trouxemos algumas dessas ferramentas de automação contábil que irão otimizar o seu tempo e facilitar o seu trabalho.
Nuubes
O Nuubes é um sistema online que possibilita a criação de tarefas em nuvem de forma totalmente customizável. Além disso, a ferramenta também apresenta tarefas pré-estabelecidas para cada departamento e para cada tipo de tributação.
Com o Nuubes, o profissional pode fazer uma gestão mais otimizada das atividades atribuídas aos funcionários. Além disso, consegue montar calendários com tarefas recorrentes como, Darf, Gare, GPS, boletos e outros com periodicidade e prazos pré-definidos.
Sobit
O Sobit é uma ferramenta especialista em integração entre sistemas. Com ele, é possível fazer integrações contábeis, fiscais e de folha a partir de sistemas e arquivos diversos, nos mais variados formatos. Ou seja, essa é uma das ferramentas para contadores que integra e automatiza todas as rotinas contábeis.
Trello
O Trello é uma das ferramentas mais populares nos escritórios de contabilidade. Através dos cartões da ferramenta, é possível estruturar e organizar as necessidades de cada cliente. Existem também listas de verificação para que a equipe verifique os status de cada uma de suas atividades.
Em resumo, o Trello é uma plataforma de gerenciamento e organização de tarefas baseada no método kanban, que trabalha com diversos quadros que permitem o controle do fluxo de trabalho. Uma ótima alternativa para organizar e otimizar tarefas!
Conclusão
A contabilidade é um setor em que a precisão e qualidade de informações são fatores essenciais e, através da automação contábil, os profissionais da área passam a entregar com muito mais produtividade e eficiência.
Com a aplicação dessas tecnologias, os escritórios demonstram estar alinhados com as principais tendências do mercado, garantindo aos clientes e governos que estão totalmente preparados para atender às suas novas demandas por digitalização, transmitindo a confiança necessária a respeito do trabalho a ser executado, além dos sensíveis ganhos de escala e performance conferidos ao seu negócio em razão do uso das tecnologias disponíveis. Em suma, é a oportunidade que os contadores têm em mãos para fazer mais, em menor tempo, com maior qualidade e com maiores e melhores resultados.
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