O dia a dia do contador é rodeado de muitos desafios, que partem desde a manutenção de um bom relacionamento com sua base de clientes até a garantia de que todas as informações sobre as quais tem responsabilidade estejam de acordo com as inúmeras normas tributárias brasileiras (de acordo com levantamentos recentes de consultorias especializadas chegam a 93 tipos de diferentes impostos, taxas e contribuições), notadamente um dos mais complexos e mais caros sistemas de arrecadação de impostos e taxas do mundo.
As rotinas contábeis de um contador envolvem muitos documentos, papéis e dados sobre os seus clientes. Afinal, cada um deles possui particularidades e exigências próprias e, se não houver uma rotina contábil organizada, informações importantes podem se perder ou passar despercebidas gerando até mesmo multas e prejuízos aos clientes.
A boa notícia é que existem técnicas e ferramentas que foram desenvolvidas justamente para agilizar as rotinas contábeis, trazendo mais produtividade para o contador e, consequentemente, possibilitar a melhor gestão e expansão da sua carteira de clientes.
Neste texto, vamos falar sobre as principais rotinas contábeis, principalmente em empresas optantes do regime Simples Nacional, e como torná-las um processo mais prático, rápido e assertivo. Confira!
O que são as rotinas contábeis?
O serviço de contabilidade interage com todas as atividades das empresas, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte. No momento em que realiza uma compra e recebe a mercadoria, temos início a uma jornada que gera muitos impactos diretos e indiretos no funcionamento do negócio, desde a correta manutenção de estoques, controles financeiros e tributação
As rotinas contábeis estão envolvidas na análise de lucros e prejuízos, controle de caixa, realização de balanços, apuração de impostos, geração de folhas de pagamentos de salários, guarda de documentos e demonstrações de resultados.
O Regime do Simples Nacional simplificou parte das rotinas e reduziu a burocracia para as micro e pequenas empresas. Apesar do recolhimento de impostos ser feito em uma única guia mensal, os negócios optantes pelo regime simplificado ainda possuem uma série de obrigações junto ao Fisco que demandam atenção dos contabilistas e exigem muita organização.
Como agilizar as rotinas contábeis
Seguem algumas dicas para os profissionais da contabilidade de como melhor lidar com todo esse complexo sistema:
Mapeie todos os processos
O mapeamento de processos contábeis é o primeiro passo, é fundamental para identificar o tempo gasto em tarefas e propor um planejamento em relação ao que deve ou não ser realizado pelos contadores. Investimentos em tecnologias, qualificação da equipe de trabalho e parcerias com empresas do setor que tem soluções específicas para as rotinas contábeis ajudam muito nessa missão. Com isso, é possível:
- Melhor gestão dos processos com a definição de um fluxo funcional de informações e tarefas;
- Equipe mais ágil e produtiva por conta do alinhamento de atribuições e processos;
- Redução de falhas e consequentemente do retrabalho;
- Mais eficiência e qualidade do trabalho: já que as entregas se tornam mais confiáveis, reduzindo atritos nos relacionamentos com os clientes;
- E a consequente redução de custos por meio da eliminação de falhas, ganhos de produtividade e rentabilidade nas atividades do escritório.
Implemente ferramentas de gestão de tarefas
A classe contabilista reclama do pouco tempo disponível para o atendimento completo de todas as suas atribuições e nesse cenário a gestão de tempo passa a ganhar muita relevância.
Por isso, a seguir propomos algumas ferramentas de gestão de tarefas para contadores para otimização da rotina. Elas ajudam na organização, no monitoramento das tarefas, no atendimento dos prazos e vencimentos das obrigações, além de permitir envolver os diferentes profissionais envolvidos em uma mesma plataforma.
Algumas delas são:
Google Calendar
De suma importância para os contadores, a agenda do Google Calendar permite a conexão com outras soluções da Google, como o Gmail. Com isso, agendamentos de eventos, relacionamento com os clientes e outras ações podem ser criadas e compartilhadas com os membros da equipe.
Trello
O Trello é gratuito e contribui muito com a organização das rotinas contábeis, e trata os fluxos de trabalho com clareza para todos os membros da equipe, demonstrando os responsáveis em atividades como abertura de empresa, recepção e conferência de documentos, apuração e envio de impostos, entre outros.
Runrun.it
O Runrun.it tem opções gratuitas e planos pagos e é uma solução completa e também executa cálculo de honorários, acompanhamento de rotinas contábeis e outras funcionalidades.
Todoist
O Todoist também oferece opções gratuitas e planos pagos. Nele, existem diversas funcionalidades e é possível compartilhar o fluxo de trabalho e acompanhar a produtividade da equipe.
Utilize e recomende softwares de gestão
Todos negócios envoltos em informações, como é o caso dos escritórios de contabilidade, precisam de softwares que apoiam a realização das rotinas diárias, sejam elas de gestão ou contábeis propriamente. Vários contabilistas recomendam que seus clientes implementem softwares de gestão em seus negócios por ser um elo importante nesse relacionamento pois o contador pode parametrizar as regras tributárias, captar essas informações, gerar relatórios de análise e atender a todas as obrigações que envolvem a empresa com mais confiabilidade, agilidade e pontualidade.
Dessa forma, não há necessidade de tráfego de documentos físicos, de geração de tabelas de cálculos, de preocupações constantes com a qualidade dos arquivos fiscais, pois os softwares se encarregam disso e possibilitam que o contador dedique mais tempo ao aspecto consultivo e de relacionamento com seus clientes.
Utilizando esses métodos e ferramentas citados, o contador será capaz realizar um planejamento mais assertivo para os seus clientes, facilitar a comunicação entre sua equipe, além de eliminar problemas causados pela falta de organização nas rotinas contábeis.
Conheça o Sigecom!
Sem dúvidas a tecnologia é uma grande aliada para tornar as rotinas contábeis mais eficientes. No caso das micro, pequenas e médias empresas, contar com um sistema de gestão comercial é fundamental para organizar as finanças organizacionais e é um importante aliado para os contadores, já que envia relatórios atualizados e completos para análise e servem como base para tomadas de decisões.
O Sigecom, desenvolvido pela SistemasBr, é ideal para empresas que buscam melhorar a gestão do seu negócio. O sistema ajuda com o controle financeiro, velocidade no fechamento das vendas, redução de custos e evita multas e problemas com o fisco.
Para os contadores, a digitalização dos clientes com o uso do Sigecom reduz o tempo desperdiçado com rotinas e operações. Com o uso do software, as empresas e os contadores ganham tempo, reduzem custos com equipes e têm relatórios completos e maior assertividade nos serviços prestados. É um sistema ideal para empresas que buscam uma solução rápida, fácil e eficiente, com baixo índice de suporte e atendimento rápido.
